AVISO SOBRE LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD 
Efectivo Enero 25, 2016

ESTE AVISO DESCRIBE COMO LA INFORMACION MEDICA PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y COMO USTED PUEDE OBTENTER ACCESO A ESTA INFORMACION. POR FAVOR REVISELA CUIDADOSAMETE. NO SE REQUIERE NINGUNA ACCION DE SU PARTE

En Clínicas del Camino Real la protección de la privacidad de nuestros pacientes y la confidencialidad de información médica siempre han sido una prioridad. Reconocemos que usted confía en nosotros para proteger su información personal y defender sus derechos de privacidad. Este documento—que se basa en leyes federales y estatales, así como nuestro propio código de ética—ofrece una declaración de nuestro compromiso de conservar la privacidad y confidencialidad del paciente.

NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Este aviso describe las prácticas de privacidad de Clínicas del Camino Real para pacientes actuales y anteriores. Este explica como utilizamos información médica sobre usted y cuando podemos compartir o divulgar esa información médica con otros. También le informa sobre sus derechos con respecto a su información médica y como puede usted ejercer estos derechos. La ley requiere que mantengamos la privacidad de su información médica y enviarle una copia de este aviso para que usted tenga conocimiento de cómo mantenemos la privacidad de su información médica.

Los empleados de Clínicas del Camino Real están obligados a cumplir con nuestras políticas y procedimientos para proteger la confidencialidad de la información médica. Cualquier empleado que viole nuestras políticas de privacidad está sujeto a un proceso disciplinario. El acceso de los empleados a la información médica se limita a “necesidad de saber” negocios, tales como: hacer determinaciones de beneficios, hacer pagos, administración del cuidado, realizar medidas de evaluación de calidad, o proporcionar servicio al cliente.

Clínicas del Camino Real mantiene medidas de seguridad físicas y electrónicas que restringen el acceso no autorizado a su información de salud médica. Tales medidas de seguridad incluyen asegurar instalaciones de oficina, cerrar con llave los gabinetes de los archivos, control de sistemas de la red de computadoras y contraseña de cuentas.

Si ocurriera algún cambio en nuestras prácticas de privacidad, nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este aviso y de hacer efectivo un nuevo aviso de toda la información de salud médica que mantenemos. Le proporcionaremos una copia del aviso revisado y publicar el aviso revisado en nuestros sitos Web.

PROTECCION DE INFORMACION DEL CUIDADO DE SALUD MÉDICA

En Clínicas del Camino Real

En este aviso, cuando nos referimos a “información” o “información de la salud médica”, nos referimos a información sobre usted, incluyendo información demográfica que puede identificarlo y que lo relaciona con su pasado, presente o futura salud física o mental y servicios relacionados con la atención de la salud. La información de salud puede ser transmitida o compartida de cualquier forma o medio (oral, escrito o electrónico).

La información de salud que recibimos puede; por lo tanto, los ejemplos que siguen pueden no aplicar a todos los pacientes, pero están diseñados para representar las categorías generales de información que pueden ser recibidas y mantenidas por Clínicas del Camino Real:

• Información proporcionada por usted en aplicaciones, formularios, y encuestas, como su nombre, dirección y fecha de nacimiento
• Información de médicos, hospitales y otros proveedores del cuidado médico, clínicas, y o planes de servicios del cuidado de salud
• Información proporcionada por su empleador, asociación o patrocinador del plan de beneficios, relacionada a cualquier producto del grupo que usted pueda tener
• Información sobre sus transacciones y experiencias con nuestros afiliados, otros, y con nosotros, tales como productos o servicios adquiridos, saldos de cuentas, historial de pagos, historial de reclamaciones, cobertura de la póliza y primas
• información del consumidor o agencias de informes médicos u otros terceros, incluyendo información médica y demográfica

COMO PODEMOS USAR O COMPARTIR SU INFORMACION

Las siguientes categorías describen como podríamos utilizar y compartir su información médica. Para cada categoría le proporcionamos ejemplos que ayudan a ilustrar cada tipo de uso o divulgación. No todos los usos o divulgaciones en una categoría se mostraran en la lista. Sin embargo, la manera en que se nos permite usar y compartir la información médica caerá en una de estas categorías.

Para Tratamiento

Podemos compartir información con sus médicos u hospitales para ayudarles a que le proporcionen cuidado médico. Por ejemplo, si usted está hospitalizado, nosotros permitiríamos acceso al personal del hospital a cualquier archivo médico que nos haya enviado su doctor.

También podemos utilizar o compartir su información médica con otros para poder coordinar y manejar el cuidado de su salud. Por ejemplo, podemos hablar con su doctor para sugerirle un tratamiento para la enfermedad o un programa de bienestar que puede ayudarle a mejorar su salud.

Para Pagos

Podemos utilizar su información de salud al pagar sus cuentas médicas ya sea que usted nos entregue su cuenta o sus proveedores de salud médica, ya sean doctores u hospitales. Ejemplos de actividad de pagos incluyen cobros, manejo de reclamos, y otras funciones administrativas relacionadas.

Para Servicios del Cuidado de Salud

Podemos utilizar o compartir cierta información médica necesaria para servicios del cuidado de la salud. Ejemplos de servicios del cuidado de la salud incluyen lo siguiente:

• Realizar evaluación de calidad y actividades de mejoramiento
• Evaluación del proveedor y desarrollo del plan de salud
• Conducir o arreglar análisis médicos para determinar la necesidad medica, nivel de cuidado o justificación de servicios
• Realizar funciones de auditoria
• Resolver quejas internas, tales como solucionar los problemas o quejas sobre su acceso al cuidado o satisfacción con los servicios
• Hacer determinaciones de beneficios, administrar un plan de beneficios y proporcionar servicio al cliente; y otros usos específicamente autorizados según la ley

También podemos compartir su información médica con otras personas o entidades—también conocidos como socios de negocios—que realizan pagos u operaciones del cuidado de la salud de parte de Clínicas del Camino Real. Sin embargo, nosotros no compartiremos su información médica con estos socios de negocios a menos de que ellos estén de acuerdo por escrito de proteger la privacidad de esa información.

Para Tener Cierta Comunicación con Usted

Podemos utilizar o compartir su información médica con terceros en nombre de Clínicas del Camino Real, y de esa manera poder informarle sobre programas y tratamientos médicos alternativos, o sobre productos relacionados a la salud y sobre servicios que pueden ser importantes para usted.

Información No Personalmente Identificable.

Podemos usar o compartir su información médica cuando esta ha sido “de-identified” La información médica es considerada de –identified cuando esta no lo identifica personalmente.

También podemos usar un “conjunto de datos limitados” que no contiene ninguna información que lo pueda identificar directamente a usted. Este conjunto de datos limitados puede usarse solamente con el propósito de investigación, asuntos de salud pública u operaciones del cuidado de salud. Por ejemplo, un conjunto de datos limitados puede incluir su ciudad, condado y código postal, pero no su nombre o su dirección.

CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y LEYES ESTATALES Y FEDERALES

En situaciones especiales ciertas leyes estatales y federales nos pueden obligar a usar o divulgar su información médica. Por ejemplo, podemos estar obligados a divulgar su información médica por las siguientes razones:

• Para cumplir con las leyes estatales y federales que nos obligan a usar o divulgar su información médica a otros
• Para reportar información a agencias estatales y federales que regulan nuestra empresa, tales como el Departamento de Salud y Servicios Humanos de U.S. y las agencias reguladoras de su estado
• Para ayudar con servicios de salud pública; por ejemplo, podemos reportar información médica al departamento de Administración de Alimentos y Medicamentos con fines de investigación o rastreo de un medicamento recetado y malfuncionamiento de dispositivos médicos
• Para reportar información a agencias de salud pública si creemos que existe una grave amenaza para su salud y seguridad o para el público u otra persona; esto incluye esfuerzos de ayuda en casos de desastre
• Para informar ciertas actividades a las agencias del control de salud; por ejemplo, podemos informar actividades de auditorías, inspecciones, licencias y actividades de revisiones por homólogos
• Para ayudar a tribunales o agencias administrativas; por ejemplo, podemos proporcionar información de acuerdo con una orden judicial, orden de cateo o un citatorio
• Para apoyar servicios que apliquen la ley; por ejemplo, podemos proporcionarle información médica a los agentes de policía con el propósito de identificar o localizar a un fugitivo, material testigo o persona desaparecida
• A instituciones correccionales o a oficiales de la policía si usted es un recluso o bajo la custodia de un oficial de la ley
• Para reportar información a una autoridad del gobierno sobre abuso infantil, negligencia o violencia domestica
• Para compartir información con el médico forense o medico examinador autorizado por la ley (también podemos compartir información con directores de funerarias, según sea necesario para llevar a cabo sus funciones)
• Para usar o compartir información para contrataciones, transacciones bancarias o transportación de órganos, ojos o tejidos
• Para reportar información sobre lesiones relacionadas-al trabajo así como lo requiere las leyes de compensación del trabajador de su estado
• Para compartir información relacionada a funciones gubernamentales especializadas, tales como servicios de militares y veteranos, servicios de inteligencia y seguridad nacional y servicios de protección del Presidente y otros
• A investigadores cuando su investigación ha sido aprobada por una Junta de Revisión Institucional que ha aprobado la propuesta de investigación y ha establecido protocolos para asegurar la privacidad de su información de salud médica
• A un familiar del paciente, un amigo o a terceras personas/organización bajo las siguientes circunstancias: (1) Un comprobante del Poder Judicial es entregado a IPA; (2) La Forma de Autorización por Escrito es recibida (3) Si es que este se puede deducir de las circunstancias, basándose en la opinión profesional de Clínicas del Camino Real que usted no se opondría.

AUTORIZACION POR ESCRITO PARA USAR O COMPARTIR SU INFORMACION

Para cualquier otro servicio o propósito que no figuren en la lista de arriba o de alguna otra manera que lo permita la ley, debemos de obtener su autorización por escrito—conocida como autorización—antes de usar o compartir su información de salud médica. Si usted proporciona una autorización por escrito y cambia de opinión, usted puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento.

Una vez que una autorización haya sido revocada, nosotros ya no podemos usar o compartir la información médica así como se indica en la forma de la autorización; sin embargo, usted debe de tomar en cuenta que no podemos retraer el uso o divulgación que previamente se hizo basándose en una autorización valida.

OTRAS RESTRICCIONES RELACIONADAS AL USO Y DIVULGACION DE SU INFORMACION

Dependiendo del estado en que usted resida, puede haber leyes adicionales relacionadas al uso y divulgación de información de salud relacionada con el estado del VIH, enfermedades transmisibles, salud reproductiva, resultados de prueba genética, abuso de sustancias, salud mental y retraso mental.

SUS DERECHOS RELACIONADOS A LA INFORMACION DE SU SALUD

Los siguientes son sus derechos con respecto a su información de salud.

Usted tiene el derecho de pedirnos restringir cómo utilizamos o compartimos su información de salud para tratamiento, pagos o servicios del cuidado de salud. También tiene el derecho de pedirnos restringir información sobre salud que se nos ha pedido dar a miembros de la familia, o a otros que participan en el cuidado de su salud o pago por su cuidado médico.

Por favor tenga en cuenta que mientras tratamos de cumplir sus peticiones, no estamos obligados por ley a estar de acuerdo con el tipo de restricciones descritas anteriormente.

Usted tiene el derecho de pedir comunicaciones confidenciales sobre información de la salud. Por ejemplo, si usted cree que el mandar su información a su dirección de correo actual pondría su seguridad en riesgo (por ejemplo, en situaciones que implican disputas domésticas o violencia) usted puede pedir que mandemos la información por otros medios alternativos (como por vía fax) o a una dirección alternativa. Con gusto complaceremos las peticiones razonables de comunicación confidencial de su información.

Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información de salud que tenemos sobre usted en un conjunto de registros designado. Un conjunto de registros designados se refiere a un grupo de registros que incluye inscripción, pago, adjudicación de reclamos, y caso o sistemas de registros de cuidado médico mantenidos por o para Clínicas del Camino Real. El tipo de información de salud incluida en un conjunto de registros designado puede variar dependiendo en el estado en el que usted resida.

Este derecho no nos obliga a concederle acceso a ciertos tipos de información de salud. Por favor, tenga en cuenta, que en la mayoría de los casos no le proporcionaremos copias de la siguiente información:

• Notas de Psicoterapia
• Información compilada en anticipación razonable de, o para uso en, una acción administrativa criminal o civil o un proceso
• Información sujeta a ciertas leyes federales que gobiernan productos biológicos y laboratorios clínicos
• Información médica compilada y utilizada con fines de asegurar calidad o revisión por homólogos. Si usted solicita una copia del

Si usted desea tener acceso para revisar o copear su registro medico de paciente, por favor pídaselo directamente a su Doctor de Cabecera o al proveedor del cuidado médico que inició el registro. El registro médico del paciente incluye registros en cualquier medio mantenido por, o bajo la custodia o control de un proveedor del cuidado de salud relacionado al historial médico, diagnostico, o condición de un paciente, o sobre el tratamiento proporcionado o propuesto al paciente.

Usted tiene el derecho de pedirnos que hagamos cambios a la información de salud que mantenemos sobre usted en su conjunto de registro designado. Estos cambios se conocen como enmiendas. Requerimos que su solicitud sea por escrito y que nos proporcione el motivo de su solicitud.

Si hacemos la enmienda, le notificaremos que fue hecha. Si negamos su petición para enmendar, le notificaremos por escrito los motivos de la denegación. Esta notificación por escrito le explicará su derecho a presentar una declaración por escrito del desacuerdo. En cambio, tenemos derecho de impugnar su declaración. Además, usted tiene el derecho a solicitar que su solicitud por escrito inicial, nuestra denegación escrita y su declaración de desacuerdo esté incluida con su información médica para cualquier información futura. Usted tiene derecho de recibir una lista de ciertas divulgaciones de su información de médicas que hayamos hecho durante los seis años antes de su solicitud. Requerimos que su solicitud para una lista de su cuenta sea por escrito. Su primera lista de su cuenta es gratuita. Después, se le permite una lista gratuita cada 12 meses si lo solicita. Si usted solicita una lista adicional dentro de los 12 meses de haber recibido su lista gratuita, le podemos cobrar por esta. Le informaremos por adelantado de los honorarios y le daremos la oportunidad de retirar o cambiar su solicitud.

Por favor tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos, nosotros no estamos obligados a proporcionarle una lista de divulgaciones de la siguiente información:

• Cualquier información recopilada antes del 14 de Abril de 2003
• Información compartida de tratamiento, pago o servicios del cuidado médico
• Información que ya se le haya divulgado
• Información compartida como parte de una solicitud de autorización
• Información que es incidental a un uso o divulgación que de otra manera es permitida
• Información proporcionada para uso en un directorio de la facilidad
• Información que se le proporcionó a personas involucradas en su cuidado o con otros fines de notificación
• Información compartida con fines de inteligencia o seguridad nacional
• Información que fue compartida o usada como parte de un conjunto de datos limitados para la investigación, salud pública, o con propósitos de servicios del cuidado de salud
• Información divulgada a instituciones correccionales, funcionarios que hacen cumplir la ley o a agencias de supervisión de salud